運用asana時間管理提升工作效率

你可以使用專案管理系統管理你的工作團隊，同時又要管理多個專案，就需要一個清楚乾淨的管理介面，來協助你追蹤專案進度、協同合作的溝通平台，今天就要介紹辦公室專案管理工具asana

asana的幾項優點是：

• 計畫你每日的代辦事項
• 可建立多個組織化的專案活動，可建立每件專案的獨立介面，清楚掌握每件專案的進度
• 輕鬆共享你的任務介面，迅速掌握團隊工作進度
• 設定工作截止日期及提醒時間，案件即將到期前系統會自動通知
• 即時通知功能，使用附註欄位註記其他使用者協同合作此專案，系統會即時透過E-mail通知與系統收件夾通知對方
• 支援Google Drive文件上傳功能
• 行動裝置（iOS & Android）上也可使用，隨時掌握團隊效率
• 提供數據圖檢視專案進度狀況，能更有效掌控團隊效率

asana有這麼多強大的功能，以利於團隊工作效率更加緊密，以下先來介紹幾個基本常用的功能：

1. 【My Tasks我的任務表】個人的行事曆介面

2.【My Inbox收件夾】接收個人設定的任務或同事邀請執行的任務通知

3.【團隊任務表單】可檢視整個團隊所有人的任務表，並可邀請他人使用任務表

4.【Team Calendar團隊任務】顯現整個團隊的任務進度

5.【PROJECTS+新增專案表單】開新專案任務表，或個人工作進度表，下方為已建立的所有專案進度表

6.【List條列式行程】可記載每日代辦事項

7.【Calendar月行程】以月曆形式呈現，可以在預定日期設立工作事項

8.【Attachments附件】你上傳的所有附件

9.【完成任務】若完成代辦事項時，點選該事項前的方框，呈現綠色勾勾，代表已完成任務

10.【建立任務欄】在行事曆上點選該日方框，亦可建立待完成事項

11.【日期】可觀看過去的行事曆，或往前預設任務日期

12.【新增專案或事項】點選Add another task by pressing enter.即出現右方欄位

13.【設定此專案日期】設定完成日或預定工作時間

14.【新增此專案的事項】可條列出本專案事項重點

15.【附件】可加入附件，支援電腦上傳、Dropbox、Google Drive、box

16.【專案大標題】輸入專案大標題，下方可列出該專案的事項(同14.)

17.【附註欄】可在這件事項內加入註解，可標註同事交辦事項

18.【加入Follows】可加入其他人合作這件事項，新增項目時可讓系統自動通知對方

19.【該事項的設定】該事項完成日期時間；加入他人Follow這件事項；加入這件事項的註解，一樣可以標記其他人（使用＠name ，亦可標記通知）

 

以下提供建立代辦事項並與同事協同完成的範例：

加入＠name，對方即會收到你標記的事項的通知，不需要使用E-mail 收發信件 ，這樣可以有效管理多個專案，不會再遺漏掉任何重要事項了！

asnan功能多又實用 ，簡單了解基本工具之後，就能輕鬆上手活用，沒有制式化的用法，只要你覺得方便建立都可以試著操作看看，用了之後你就會發現這個工具驚奇又有趣！