Excel教學 – 資料驗證功能 (下)

在上一篇 Excel教學 – 資料驗證功能（上），我們了解到了資料驗證的便利性，接下來我們要來分享如何處理會有變動的資料，如下圖所示：

 

當選擇車子的品牌為 BMW 時，下一層要出現相對應的系列，而系列的下一層要有相對應的型號，總共三層的資料 。

我們的目標是，當選擇品牌為 BMW 時，系列要可以出現相對應 series_2、series_3 與 series_5 的下拉選單，而當選擇其中一個系列後，型號要能出現 230i 與 230i xDrive 的下拉選單做選擇，如下圖所示：

以下我們拆解步驟做說明！

 

定義名稱

首先我們要把品牌、系列與型號裡面的項目都各別定義名稱，這樣 Excel才會知道，BMW 與是車子品牌，然後 series_2、series_3、series_5 是屬於BMW的系列，而 230i 跟 230i xDrive 是 series_2、series_3、series_5 系列當中的型號。

 

前往放有品牌資料的頁面並進行以下步驟：

Step 1：將 BMW 給選取起來

Step 2：點選上方「公式」–>  「定義名稱」

Step 3：將名稱取名為品牌，並點選確定。

 

 

接下來我們要把品牌與系列作關聯，所以請圈選 series_2 、series_3、series_5 ，並把他定義為 BMW，請務必將名稱定義為 BMW，這樣Excel才知道 BMW 是與 series_2 、series_3、series_5 關聯的。

 

 

接下來請圈選 230i 與 230i xDrive 並把他定義命名為 series_2，以此類推圈選 230i 與 230i xDrive 分別命名為 series_3 與 series_5 ，所以總共要做三次的名稱定義。

 

都完成後你的名稱定義會有下面這些

 

資料驗證INDIRECT

我們在品牌下面的空白格，點選上方的「資料」 –> 「資料驗證」，在資料驗證的視窗下，標題為「允許」的下拉選單選擇「清單」，而「來源」輸入=品牌，並選選右下角的確定。

 

完成後這個儲存格就會變成下拉選單，可以選擇 BMW 品牌（如下圖所示）

 

接下來就是我們重要的 INDIRECT 公式了，我們選取 B2這個空白儲存格，點選上方的「資料」 –> 「資料驗證」，在資料驗證的視窗下「允許」的下拉選單選擇「清單」，而「來源」輸入=INDIRECT(A2)，因為我們要依據 A2的品牌來對應變換我們的系列，並選選右下角的確定。

 

完成後，若品牌選擇 BMW 時，系列這一行就可以有下拉選單，可選出 series_2 、series_3、series_5 。

 

以此類推，我們在型號下方的空白儲存格 C2，點選上方的「資料」 –> 「資料驗證」，在資料驗證的視窗下「允許」的下拉選單選擇「清單」，而「來源」輸入=INDIRECT(B2)，因為我們要依據 B2的系列來對應變換我們的型號，並選選右下角的確定。

 

完成後，若系列選擇 series_2 、series_3、series_5 時，將可以選擇型號 230i 與 230i xDrive。

 

這樣我們就完成三層的資料驗證動作囉，以上邏輯運用在多種資料整理上非常便利！若想接收最新的文章資訊，請務必訂閱我們的電子報，以及追蹤我們的臉書粉絲團，才能收到第一手的最新資訊喔！