使用Atlassian JIRA前 (一)：先理解你的商業流程
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現在你已了解多種專案管理工具，擁有許多選項，並且得知多間公司已成功的使用如JIRA等的工具，現在的你可能迫不及待想盡快使用。
但是，請先等一等，先不要註冊那免費試用版本。
首先，請先確認你能夠記錄公司的運作流程；以及公司與團隊內外部工作流程，因為這些資料是在你使用新工具的前期所需要的，而前期所需時間依實際狀況而定，幾週到幾個月都有可能。
如果基本的「待辦事項」、「處理中」以及「完成」狀態對你來說已足夠，那麼你可以在免費試用期間內快速測試，同時也還有其他工具適用於這樣簡單的任務管理。
若你的前置作業沒有事先準備好，你有可能會浪費許多時間與金錢。一個月的免費試用期是非常短暫的，你可加入Atlassian官方所舉辦的工作坊與研討會，或是從與本篇相似的教學文章中學習。
在本篇文章中，將說明我們是如何分析我們的公司業務與開發流程。
歐斯瑞是個敏捷開發團隊
我們喜歡將專案內容，用視覺化的方式呈現，這樣可以幫助團隊輕鬆理解任務並根據需求對其進行準備與處理。我們想要保持彈性，並且快速工作，因此即便有些專案上的需求尚未完全完成時，還是會邊進行邊補足。
瞭解主流程
我們的想法是，建立一個主流程，好將所有團隊的流程無縫的集合在一起。
首先，我們檢視了我們每一個團隊的工作流程來確認我們的想法。
本來就知道每個團隊的流程皆有差異，但當真正深入瞭解後，我們才發現幾乎每一位成員皆有各自的流程與工具，並且其中有些差異是顯而易見的，例如使用不同的作業系統，如Windows或Mac。
而為了瞭解得更加詳細，我們建立一份表格，讓大家詳細列出他們所使用的工具，統計發現，無論是在已知還是未知的工具，使用者會依據個人喜好或共享需求選擇免費或付費版本。
緊接著，我們檢視了專案是如何被生成，以及待辦任務是如何在團隊中傳遞。
像是我們如何透過電子信件與應用程式進行溝通、以及分享的資訊量和我們所使用的工具各有差異。即使我們有者豐富的經驗，整體流程也沒有什麼太大的問題，仍有些問題是可能會在未來引起重大疑慮的。
此時，我們體會到要建立一個主流程並不是這麼容易的。
我們必須重新定義每個個人與團隊流程來建立新的連結，而這些連結將成為主流程的一部分。
標準化工具與流程
我們深入研究我們的團隊流程，並規範一些基本流程在團隊運作上，共花費三個月的時間與開發、設計、測試、專案、行銷以及業務不同團隊來進行討論，確認團隊目標，並釐清要如何優化與簡化我們工作流程。
我們檢視並分析一些大型專案，針對每個團隊將所有工作拆解成一個一個步驟，並從中瞭解團隊與團隊之間是如何共事的。
了解你的專案類型
專案類型是決定工作流程的重要因素，這也就是為什麼我們要瞭解自己的專案，以我們公司專案舉例，主要是大規模的電子商務網站開發、行銷網站，以及其他特色專案。
每個專案的範疇為何
我們透過過去的專案執行經驗，來瞭解不同類型的專案運作模式；也同時參考一般任務的運作，以便快速處理較小的工作。
我們列出專案類型、專案運作的差異以及完成專案所需的任務列表，這些可以確保我們JIRA上的步驟，足以處理列表中的所有任務。
各類型的專案需哪些團隊參與
並不是所有團隊都會參與每一個專案，或者每一個階段，因此必須釐清每一個專案所需要的人員。
透過專案人員的釐清與分析後，能夠簡化減少一些流程。舉例來說，前期討論規劃的階段，不需要開發團隊的參與；詳細的開發與設計階段，專案經理也不需要每一次都參與，如此一來我們就可簡化向專管人員呈現的方式。
誰可以參與這些專案？
考量專案的機密性，希望工具可以協助我們控管每一個專案的參與人員，JIRA就有提供這功能，只要你有明確的政策規範，便能在JIRA上針對每一個專案做權限設定。
瞭解你的非開發團隊
JIRA 是個非常適合軟體開發的工具，但對於其他非開發團隊，也是如此嗎？我們認為是有幫助的，因此在規劃上我們也考慮了非開發團隊，像是業務、行銷，與小型專案所需的流程。
記錄你的流程
在JIRA重建你的流程之前，需要先將你的商業／工作流程轉換成具有可編輯邏輯性的多種狀態，以及狀態轉換標籤，接著建立一份完整文件，用來追縱與確認與確認所有你在JIRA上的需求。
還有更多的資訊以及設定教學，我們將在未來的文章中持續分享給大家，敬請期待！
歐斯瑞提供一份關於網頁式介面工具JIRA雲端軟體替代工具相關比較圖表：點此立刻下載PDF。
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